Cách tải hóa đơn điện tử cả năm từ Cổng HĐĐT về Excel

1. Vì sao tải hóa đơn cả năm trên Cổng HĐĐT mất nhiều thời gian

Cổng hóa đơn điện tử của Cục Thuế (hoadondientu.gdt.gov.vn) là nơi lưu toàn bộ hóa đơn có mã, không mã và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền của doanh nghiệp. Khi cần lấy hóa đơn cả năm để kê khai, quyết toán hoặc cung cấp cho kiểm toán, kế toán thường gặp các giới hạn sau:

• Mỗi lần tra cứu chỉ chọn được khoảng ngày lập tối đa 1 tháng, nên cả năm cần ít nhất 12 lần tra cứu cho mỗi chiều mua vào, bán ra.
• Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền (MTT) nằm ở mục tra cứu riêng, dễ bị bỏ sót nếu chỉ tra mục hóa đơn điện tử thông thường.
• Mỗi lần đăng nhập phải nhập mã captcha; phiên làm việc hết hạn giữa chừng thì phải làm lại.
• Danh sách xuất từ Cổng chỉ có thông tin tổng của từng hóa đơn. Muốn có tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất từng dòng thì phải đọc tệp XML của từng hóa đơn.
• Hóa đơn điều chỉnh, thay thế, bị hủy nằm lẫn trong danh sách, cần đối chiếu để không kê khai nhầm hóa đơn cũ.

2. Cách tải hóa đơn thủ công trên Cổng HĐĐT

Nếu chỉ cần vài tháng hoặc số hóa đơn ít, bạn có thể làm trực tiếp trên Cổng:

1. Đăng nhập hoadondientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản của doanh nghiệp.
2. Vào mục tra cứu hóa đơn, chọn chiều bán ra hoặc mua vào.
3. Chọn khoảng ngày lập trong cùng 1 tháng rồi bấm tìm kiếm.
4. Xuất danh sách ra Excel và tải tệp XML của từng hóa đơn cần lưu.
5. Lặp lại cho mục hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, rồi cho các tháng còn lại.

Với doanh nghiệp có nhiều hóa đơn, hoặc dịch vụ kế toán phải làm cho nhiều mã số thuế, cách này tốn nhiều lượt tra cứu và dễ sót tháng hoặc sót mục MTT.

3. Tải hóa đơn cả năm bằng InvoiceDesk

InvoiceDesk là phần mềm Windows kết nối thẳng tới Cổng HĐĐT bằng tài khoản của bạn. Các bước chính:

1. Nhập tài khoản Cổng HĐĐT của doanh nghiệp. Thông tin đăng nhập được lưu mã hóa trên máy của bạn.
2. Chọn kỳ cần tải: tháng, quý hoặc cả năm, và chọn loại hóa đơn: mua vào, bán ra, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
3. Phần mềm tự chia khoảng ngày theo tháng, tự nhận diện mã captcha ngay trên máy (cho nhập tay khi nhận sai) và tự tải lại các tháng bị lỗi.
4. Tệp XML gốc được lưu về máy; phần mềm tải thêm PDF gốc từ trang tra cứu của nhà cung cấp hóa đơn như MISA, Viettel, VNPT, BKAV, FPT, EasyInvoice.

Sau khi tải, hóa đơn được phân loại theo 6 trạng thái: gốc, điều chỉnh, bị điều chỉnh, thay thế, bị thay thế, hủy. Phần mềm dựng chuỗi hóa đơn thay thế để bạn biết tờ nào là bản còn hiệu lực.

4. Xuất bảng kê Excel từng dòng hàng và mẫu nhập phần mềm kế toán

InvoiceDesk đọc tệp XML để dựng bảng kê chi tiết, thay vì chỉ có số tổng như danh sách của Cổng:

• Bảng kê Excel chi tiết từng dòng hàng: tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất.
• Mẫu nhập MISA AMIS, FAST và HTKK, tách theo thuế suất 0%, 5%, 8%, 10%.
• Kết xuất bản thể hiện hóa đơn, kiểm tra chữ ký số, đổi tên tệp hàng loạt theo quy tắc thống nhất.

Mẫu nhập giúp giảm gõ tay, nhưng bạn vẫn nên xem lại tài khoản hạch toán trước khi nhập vào sổ.

5. Đối soát với sổ sách và rà soát rủi ro

Tải đủ hóa đơn mới là bước đầu. Các việc nên làm tiếp:

• Đối soát danh sách hóa đơn trên Cổng với bảng kê của bạn theo mã số thuế và số hóa đơn; phần mềm nhận diện cả mã số thuế chi nhánh.
• Rà soát cut-off kỳ kế toán và phát hiện hóa đơn về muộn: hóa đơn có ngày lập thuộc kỳ trước nhưng người bán gửi sau khi đã chốt kỳ.
• Thống kê số lượng theo từng loại hóa đơn và lọc nhanh hóa đơn bị ẩn.

Kiểm toán viên dùng danh sách hóa đơn đầy đủ để kiểm tra cut-off doanh thu, chi phí và đối chiếu với sổ trong AuditSoft. Nếu bạn cần cả tờ khai và giấy nộp tiền, xem bài tải tờ khai, giấy nộp tiền không cần USB Token với TaxInsight.

6. Dữ liệu hóa đơn được lưu ở đâu

Hóa đơn được tải thẳng từ Cổng HĐĐT về máy của bạn, thông tin đăng nhập lưu mã hóa trên máy, không qua máy chủ trung gian. Trợ lý AI Gemini là tùy chọn và dùng API key của bạn.

7. Bảng giá InvoiceDesk

Dùng thử đầy đủ tính năng 7 ngày. Giá tính theo máy và trùng với màn hình Bản quyền trong phần mềm.

Chọn gói InvoiceDesk và thanh toán →

8. Câu hỏi thường gặp